Catégorie de compétence:

5.3 – Tenir à jour les dossiers de la clientèle

Objet et contexte

Les professionnelles et professionnels du développement de carrière (PDC) tiennent à jour tous les documents liés à la prestation de services de développement de carrière. La documentation permet de soutenir une pratique fondée sur des données probantes, dont la planification, la mise en œuvre et l’évaluation des services fournis.Les PDC sont tenus de rendre compte aux client·e·s, aux employeurs et aux bailleurs de fonds à propos des services offerts. Des dossiers adéquatement documentés aident les PDC à se protéger en matière de responsabilité civile professionnelle, dans l’éventualité où ils feraient l’objet d’une action en justice ou d’un reproche relativement à l’éthique. Ils maintiennent des dossiers de services exacts, pertinents et à jour, selon les besoins et exigences requis. Ces dossiers doivent être suffisamment détaillés pour permettre un examen réglementaire et administratif des services.
Les PDC ne peuvent utiliser les renseignements des client·e·s qu’aux fins prévues. La tenue à jour des dossiers appropriés peut être requise à des fins institutionnelles, financières et juridiques.

Les PDC déploient des efforts raisonnables pour prévenir un mauvais usage des dossiers. S’ils sont employés par un organisme ou engagés à titre de fournisseurs de services, ils prennent en compte les politiques et procédures organisationnelles pertinentes.

Démonstration de la compétence

Les PDC doivent être en mesure d’accomplir les tâches suivantes :

  • D1. Se conformer aux politiques, lignes directrices et lois relatives au respect de la vie privée et à la tenue de
    dossiers.
  • D2. Tenir à jour les dossiers et renseignements de ses client·e·s, par exemple :
    • Coordonnées (nom, adresse)
    • Consentement éclairé écrit
    • Autorisation de divulguer l’information
    • Renseignements historiques et démographiques sur eux, leur famille et leurs proches, au besoin
    • Coordonnées de la personne les ayant référés, le cas échéant
    • Buts, objectifs et résultats visés
    • Dates et types de services
    • Résultats aux tests et aux évaluations
    • Notes sur les progrès réalisés (p. ex. détails des interventions, services de formation fournis, lieu de la
      prestation de services, date et durée des interactions, motif des interactions, mesures prises, prochaines étapes)
    • Résultats de l’intervention
    • Retombées des évaluations
    • Rapports d’incident (p. ex. urgence médicale)
    • Références vers d’autres ressources professionnelles (p. ex. suivi et rétroaction, recommandations)
    • Motif de cessation des services

Connaissances et compréhension

Les PDC doivent connaître et comprendre les éléments suivants :

  • C1. Code de déontologie
  • C2. Lois et procédures liées à la confidentialité et au respect de la vie privée (p. ex. Loi sur la protection des
    renseignements personnels et les documents électroniques)
  • C3. Politiques et procédures organisationnelles relatives à la confidentialité et à la tenue des dossiers

Variables contextuelles

Les PDC doivent être en mesure d’exercer cette compétence dans les contextes suivants :

La création et la tenue de dossiers peuvent s’effectuer au moyen de divers médias et outils (p. ex. papier, systèmes informatiques).

Glossaire et principales références

Termes

Termes du secteur employés dans la norme définie ici, s’il y a lieu

Aucun

Sources d’information et ressources

Aucun

Échelles de notation en fonction du contexte

Niveau de risque

Q: Quelles conséquences résultent de l’incapacité d’un ou d’une PDC à exercer cette compétence conformément à la norme?

grave

Fréquence

Q: À quelle fréquence et dans quelles conditions les PDC doivent-ils exercer cette compétence?

fréquemment

Niveau de difficulté

Q: Comment évaluez-vous le niveau de difficulté lié à l’exercice de cette compétence dans des circonstances normales?

difficulté_modérée

Temps nécessaire pour maîtriser la compétence

Q: Quel est le délai moyen ou le nombre minimal d’occurrences requises pour qu’une personne maîtrise la compétence conformément à la norme?

Les PDC doivent être en mesure de maîtriser cette compétence après trois mois de pratique.

Autonomie

Les PDC exercent habituellement cette compétence sans supervision, et de façon individuelle.

Automatisation

Il est plutôt probable que cette compétence s’automatise.

Ressources, outils, équipements ou matériel requis

Aucun

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