8.5 – Tenir des réunions
Objet et contexte
Les professionnelles et professionnels du développement de carrière (PDC) tiennent des réunions pour permettre la prise de décisions éclairées et le partage d’information et d’idées. Les réunions bien planifiées et exécutées engendrent des relations et des milieux de travail agréables et productifs.
Démonstration de la compétence
Les PDC doivent être en mesure d’accomplir les tâches suivantes :
- D1. Définir l’objet de la réunion (p. ex. prendre une décision, transmettre de l’information, solliciter descommentaires).
- D2. Préparer une réunion, par exemple :
- Sélectionner les participant·e·s.
- Établir l’ordre du jour.
- Déterminer l’emplacement, selon les besoins.
- Informer les participant·e·s de l’emplacement, de l’heure et de l’objectif de la rencontre.
- D3. Amorcer la réunion :
- Présenter l’objet de la réunion, l’ordre du jour, les résultats escomptés et le temps alloué.
- Fixer des règles pour la réunion.
- D4. Animer la réunion, par exemple :
- Veiller à ce que l’ordre du jour soit respecté (p. ex. sujets et temps alloué).
- Faciliter les discussions (p. ex. donner à tous les participant·e·s l’occasion d’intervenir).
- S’en tenir aux sujets établis (p. ex. rediriger les discussions, au besoin, et utiliser un « bloc-notes » pour
les questions ou commentaires hors sujet). - Favoriser la prise de décision.
- Prendre des notes (p. ex. décisions, plan d’action, échéanciers).
- D5. Conclure la réunion :
- Résumer les principaux résultats de la réunion (p. ex. information transmise, décisions prises, tâches
attribuées, échéanciers convenus). - Déterminer les prochaines étapes.
- Résumer les principaux résultats de la réunion (p. ex. information transmise, décisions prises, tâches
- D6. Préparer un compte-rendu de la réunion :
- Transmettre et enregistrer la documentation selon les politiques organisationnelles.
- D7. Faire un suivi, au besoin (p. ex. trouver les réponses aux questions soulevées durant la réunion, distribuer le
compte-rendu de la réunion).
Connaissances et compréhension
Les PDC doivent connaître et comprendre les éléments suivants :
- C1. Structure d’un ordre du jour
- C2. Conventions de l’organisation relatives aux réunions (p. ex. délai pour distribuer le compte-rendu de la réunion)
Variables contextuelles
Les PDC doivent être en mesure d’exercer cette compétence dans les contextes suivants :
La complexité de cette compétence varie en fonction de l’objet, du type et de la fréquence de la réunion ainsi que de la taille, de la composition et du degré de motivation des participant·e·s.
Glossaire et principales références
Termes
Termes du secteur employés dans la norme définie ici, s’il y a lieu
Sources d’information et ressources
Échelles de notation en fonction du contexte
Niveau de risque
Q: Quelles conséquences résultent de l’incapacité d’un ou d’une PDC à exercer cette compétence conformément à la norme?
Fréquence
Q: À quelle fréquence et dans quelles conditions les PDC doivent-ils exercer cette compétence?
Niveau de difficulté
Q: Comment évaluez-vous le niveau de difficulté lié à l’exercice de cette compétence dans des circonstances normales?
Temps nécessaire pour maîtriser la compétence
Q: Quel est le délai moyen ou le nombre minimal d’occurrences requises pour qu’une personne maîtrise la compétence conformément à la norme?
Les PDC doivent avoir organisé au moins 30 réunions de différents types et avec des objectifs variés comprenant des groupes de diverses tailles, profils et degrés de motivation.s.
Autonomie
Les PDC exercent habituellement cette compétence sans supervision, et de façon individuelle et / ou en équipe.
Automatisation
Il est peu probable que cette compétence s’automatise.