Catégorie de compétence:
Domaine de compétence:

8.5 – Tenir des réunions

Objet et contexte

Les professionnelles et professionnels du développement de carrière (PDC) tiennent des réunions pour permettre la prise de décisions éclairées et le partage d’information et d’idées. Les réunions bien planifiées et exécutées engendrent des relations et des milieux de travail agréables et productifs.

Démonstration de la compétence

Les PDC doivent être en mesure d’accomplir les tâches suivantes :

  • D1. Définir l’objet de la réunion (p. ex. prendre une décision, transmettre de l’information, solliciter descommentaires).
  • D2. Préparer une réunion, par exemple :
    • Sélectionner les participant·e·s.
    • Établir l’ordre du jour.
    • Déterminer l’emplacement, selon les besoins.
    • Informer les participant·e·s de l’emplacement, de l’heure et de l’objectif de la rencontre.
  • D3. Amorcer la réunion :
    • Présenter l’objet de la réunion, l’ordre du jour, les résultats escomptés et le temps alloué.
    • Fixer des règles pour la réunion.
  • D4. Animer la réunion, par exemple :
    • Veiller à ce que l’ordre du jour soit respecté (p. ex. sujets et temps alloué).
    • Faciliter les discussions (p. ex. donner à tous les participant·e·s l’occasion d’intervenir).
    • S’en tenir aux sujets établis (p. ex. rediriger les discussions, au besoin, et utiliser un « bloc-notes » pour
      les questions ou commentaires hors sujet).
    • Favoriser la prise de décision.
    • Prendre des notes (p. ex. décisions, plan d’action, échéanciers).
  • D5. Conclure la réunion :
    • Résumer les principaux résultats de la réunion (p. ex. information transmise, décisions prises, tâches
      attribuées, échéanciers convenus).
    • Déterminer les prochaines étapes.
  • D6. Préparer un compte-rendu de la réunion :
    • Transmettre et enregistrer la documentation selon les politiques organisationnelles.
  • D7. Faire un suivi, au besoin (p. ex. trouver les réponses aux questions soulevées durant la réunion, distribuer le
    compte-rendu de la réunion).

Connaissances et compréhension

Les PDC doivent connaître et comprendre les éléments suivants :

  • C1. Structure d’un ordre du jour
  • C2. Conventions de l’organisation relatives aux réunions (p. ex. délai pour distribuer le compte-rendu de la réunion)

Variables contextuelles

Les PDC doivent être en mesure d’exercer cette compétence dans les contextes suivants :

La complexité de cette compétence varie en fonction de l’objet, du type et de la fréquence de la réunion ainsi que de la taille, de la composition et du degré de motivation des participant·e·s.

Glossaire et principales références

Termes

Termes du secteur employés dans la norme définie ici, s’il y a lieu

Aucun

Sources d’information et ressources

Aucun

Échelles de notation en fonction du contexte

Niveau de risque

Q: Quelles conséquences résultent de l’incapacité d’un ou d’une PDC à exercer cette compétence conformément à la norme?

Risque minimal : RELATIVEMENT GRAVE

Fréquence

Q: À quelle fréquence et dans quelles conditions les PDC doivent-ils exercer cette compétence?

Dans certaines circonstances (p. ex. dans le cadre d’un projet ou d’un événement particulier)

Niveau de difficulté

Q: Comment évaluez-vous le niveau de difficulté lié à l’exercice de cette compétence dans des circonstances normales?

Difficulté ou complexité modérée

Temps nécessaire pour maîtriser la compétence

Q: Quel est le délai moyen ou le nombre minimal d’occurrences requises pour qu’une personne maîtrise la compétence conformément à la norme?

Les PDC doivent avoir organisé au moins 30 réunions de différents types et avec des objectifs variés comprenant des groupes de diverses tailles, profils et degrés de motivation.s.

Autonomie

Les PDC exercent habituellement cette compétence sans supervision, et de façon individuelle et / ou en équipe.

Automatisation

Il est peu probable que cette compétence s’automatise.

Ressources, outils, équipements ou matériel requis

Aucun

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